(Agosto
22)
Diario
Oficial No. 48.894 de 26 de agosto de 2013
Registraduría
Nacional del Estado Civil
Por la cual se reglamentan las condiciones y el
procedimiento para la expedición física de la información no sujeta a reserva
legal de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI), de la
Registraduría Nacional del Estado Civil, que requieran los particulares.
El
Registrador Nacional del Estado Civil,
en
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las
conferidas por la Ley 1163 de 2007, y el numeral 1 del artículo 25 del Decreto
1010 de 2000,
CONSIDERANDO:
Que de
conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el
Acto Legislativo 01 del 3 de julio de 2003, en concordancia con el Decreto–ley
2241 de 1986 y el Decreto–ley 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría
Nacional del Estado Civil, entre otras, fijar las políticas, planes, programas
y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia electoral, la
identificación de las personas y el registro civil.
Que en
virtud de lo anterior surge como necesario tener en cuenta que el Código
Electoral – Decreto 2241 de 1986, en el artículo 213, establece:
“Toda persona tiene derecho a que la Registraduría
le informe sobre el número, lugar y fecha de expedición de documentos de
identidad pertenecientes a terceros. Tienen carácter reservado las
informaciones que reposen en los archivos de la Registraduría referentes a la
identidad de las personas, como son sus datos biográficos, su filiación y
fórmula dactiloscópica. De la información reservada sólo podrá hacerse uso por
orden de autoridad competente. Con fines investigativos, los jueces y los
funcionarios de policía y de seguridad tendrán acceso a los archivos de la
Registraduría. (…)”.
Que los
particulares podrán obtener la información relacionada con los nombres y
apellidos, el número del documento de identidad, lugar de expedición, fecha de
expedición y la vigencia de la cédula de ciudadanía, (informando de ser el caso
la fecha y motivo por el cual se dio de baja el documento en los casos de
cancelación o suspensión de la vigencia).
Que en el
literal a) del artículo 3° de la Ley 1163 de 2007, “por
la cual se regulan las tasas por la prestación de servicios de la Registraduría
Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”, se establecen los hechos
generadores objeto del cobro por parte de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, entre los que se encuentra, la expedición física de información no
sujeta a reserva legal de las bases de datos de la entidad.
Que a su
turno, el parágrafo 3° del artículo 4° Ídem señala: “Parágrafo
3°. En todo caso, para la determinación de las tarifas de cada uno de los
servicios contemplados en el numeral 5 del literal a) del artículo 3° de la
presente ley, sólo se incluirán los costos marginales en los que la
Registraduría incurra para la prestación de los mismos. Se entiende por costos
marginales, aquellos costos identificables y directamente asociados a la reproducción física
o electrónica de la
información que la Registraduría pone a disposición del público para su
adquisición”. (Subrayado
fuera del texto).
Que el
Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 6128 del 8 de
octubre de 2007, creó el Comité para la fijación de Tarifas y Precios por los
servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto
de realizar el estudio para establecer las tarifas aplicables a los servicios
que ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que los
servicios se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad,
desempeño, contingencia, auditoría, concurrencia, integridad, veracidad,
debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil como los particulares
usuarios “garantizar la observancia de
las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data,
privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y
en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter
de reserva”, así como no permitir el uso indebido de la información al
tenor de lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y demás normas
que le modifiquen, adicionen o reglamenten, en relación con la protección de
datos personales.
Que
mediante Resolución número 6128 del 8 de octubre 2007, modificada por la
Resolución número 4890 del 17 de junio de 2011, se establecieron las funciones
del Comité de Tarifas señalándose que:
“Funciones: El
comité se encargará de estudiar y proponer para la aprobación por parte del Registrador
Nacional del Estado Civil, el valor de las tarifas, precios y costos asociados
a la reproducción por los servicios que presta la entidad y cumplirá las
siguientes funciones:
a) Presentar oportunamente al Registrador Nacional
del Estado Civil del estudio correspondiente al método y sistema para la
determinación de los costos para la fijación de las tarifas para cada uno de
los servicios prestados por la Entidad, de acuerdo con los parámetros
establecidos por la Ley 1163 de 2007 y demás normas concordantes y pertinentes;
b) Presentar oportunamente al Registrador Nacional
del Estado Civil del estudio correspondiente al método y sistema para la
determinación de los costos asociados a la reproducción para el acceso a los
datos y las bases de datos que administra la Registraduría Nacional del Estado
Civil, así como los que se generen para procesamientos o filtros especiales
adicionales a la información publicada en las bases de datos de la entidad, de
acuerdo con lo dispuesto en el artículo 277 de la Ley 1450 y demás normas
concordantes y pertinentes”.
Que el
Comité de Tarifas en cumplimiento de las Resoluciones números 6128 del 8 de
octubre 2007 y 4890 del 17 de junio de 2011, ordenó la realización de un
estudio para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la
información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI).
Que
mediante Resolución número 188 de 2012 se determinaron los costos asociados a
la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional de
Identificación (ANI), de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que el
citado Comité en sesión del 18 de enero de 2013, según Acta número 01, analizó
y aprobó el estudio jurídico, técnico, financiero y presupuestal que sirve como
base para el incremento las tarifas de los diferentes hechos generadores de
cobro y de los costos asociados a la reproducción de la información de la base
de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI), producto de lo cual este
recomendó al señor Registrador Nacional la fijación de los mismos.
Que
mediante Resolución número 496 del 22 de agosto de 2013 del FRR, se estableció
la tarifa para el cobro de los costos asociados a la reproducción de la
expedición física de la información no sujeta a reserva legal del Archivo
Nacional de Identificación (ANI).
Que con
fundamento en lo anterior los particulares que deseen la expedición física de
información no sujeta a reserva legal de la información de la base de datos del
Archivo Nacional de Identificación (ANI), de la Registraduría Nacional del
Estado Civil deberán cumplir con los diferentes requerimientos descritos
mediante el presente acto, los cuales son de obligatorio cumplimiento.
Que en
atención a lo anterior este Despacho,
RESUELVE:
CAPITULO
I
Objeto y
campo de aplicación
Artículo
1°. Objeto y campo de aplicación. La
presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y
procedimientos a seguir por parte de los particulares para la expedición física
de información no sujeta a reserva legal de la base de datos del Archivo
Nacional de Identificación (ANI), de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, de conformidad con lo previsto en el artículo 213 del Decreto 2241 de
1986, la Ley 1163 de 2007 y la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y demás normas que
le modifiquen, adicionen o reglamenten, en relación con la protección de datos
personales.
Artículo
2°. Definiciones. Con
el fin de realizar la expedición física de información no sujeta a reserva
legal de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI), se
precisan los siguientes términos:
Base de
datos: Conjunto
organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Expedición
Física de Información: Es la
generada del Archivo Nacional de Identificación y enviada o comunicada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
Filtros
especiales adicionales: Es la
información obtenida de una base de datos, bajo criterios específicos, que
implica destinar recursos adicionales por parte de la Registraduría Nacional
del Estado Civil para la generación de los resultados respectivos.
CAPÍTULO
II
Procedimiento
previo a la expedición física de la información no sujeta a reserva legal del
Archivo Nacional de Identificación (ANI)
Artículo
3°. Autorización para la expedición física de información no sujeta a
reserva legal del Archivo Nacional de Identificación (ANI). La
Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá la expedición física de
información no sujeta a reserva legal, teniendo en cuenta los términos,
procedimientos y condiciones establecidos en la presente resolución,
garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al
derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y
seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter
de reserva o sensible.
Parágrafo.
La Registraduría Nacional del Estado Civil, bajo ninguna circunstancia cederá
total o parcialmente los datos y las bases de datos que produce y administra;
así mismo tampoco cederá bajo ninguna circunstancia su administración.
Artículo
4°. Requerimiento previo para la expedición física de información no sujeta
a reserva: Los
particulares que requieran la expedición física de información no sujeta a
reserva legal del Archivo Nacional de Identificación (ANI), deberán elevar
solicitud escrita de intención de celebrar Contrato, indicando el propósito y
las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con su objeto
social.
Artículo
5º. Trámite de las peticiones. La
petición presentada por los particulares para la suscripción del contrato que
permita la expedición física de la información descrita en la presente
resolución, será tramitada a través de la Secretaría General de la
Registraduría Nacional del Estado Civil, quien la remitirá a la Dirección
Nacional de Identificación para su revisión, análisis y viabilidad teniendo en
cuenta las consideraciones y el objeto social del peticionario, y para que en
el caso de estimar procedente se autorice la expedición física de la
información no sujeta a reserva legal, proceda a remitir a la Gerencia
Administrativa y Financiera los estudios previos que sustentarán la contratación,
acompañados de la petición y los soportes necesarios para que adelante los
trámites relativos a la suscripción del contrato.
Parágrafo
1°. En el evento en que la Dirección Nacional de Identificación no encuentre
viable la petición, los documentos serán devueltos al particular solicitante.
Artículo
6º. Solicitud de información o documentos faltantes. Si de la información o los
documentos aportados por el particular interesado, se desprende que el
peticionario no cumple con lo requerido o la documentación no es suficiente
para decidir sobre la solicitud, la Registraduría Nacional del Estado Civil
requerirá con toda precisión y en forma escrita por una (1) sola vez, el aporte
de los documentos o aspectos faltantes, para que la complete en el término
máximo de un (1) mes.
Este
requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que el particular
solicitante, atienda el respectivo requerimiento. Desde el momento en que se
allegue lo requerido comenzarán a correr los términos.
Artículo
7°. Desistimiento. Al
tenor de lo previsto en el artículo 17 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el
peticionario ha desistido de su solicitud, cuando transcurrido el término
establecido en el artículo anterior, no satisfaga el requerimiento hecho por la
Registraduría respecto de los requisitos, los documentos o la información que
tratan los dos (2) artículos anteriores, salvo que antes de vencer el plazo
concedido, solicite prórroga hasta por un término igual.
Lo
anterior, sin perjuicio de que el particular presente posteriormente una nueva
solicitud.
Artículo
8º. Contrato para la expedición física de información no sujeta a reserva
legal del Archivo Nacional de Identificación (ANI). La Registraduría Nacional del
Estado Civil, procederá a suscribir el contrato que permita la expedición
física de la información no sujeta a reserva legal, de conformidad con el
Manual de Contratación previsto por la Entidad.
Artículo
9º. Facturación y cobro. Una
vez suscrito el contrato, la Gerencia Administrativa y Financiera procederá de
conformidad al procedimiento establecido para la facturación y cobro de los
costos asociados a la reproducción de la expedición física de información no
sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación (ANI), previo
concepto técnico emitido por la Gerencia de Informática – Coordinación de
Soporte Técnico para Identificación avalado por la Dirección Nacional de
Identificación, atendiendo lo dispuesto por la resolución vigente de fijación
de tarifas para los hechos generadores de cobro.
CAPÍTULO
III
Expedición
física de la información no sujeta a reserva legal
Artículo
10. Coordinación del servicio. Una
vez suscrito el respectivo contrato que autoriza la expedición física de la
información no sujeta a reserva del Archivo Nacional de Identificación (ANI),
el particular deberá establecer un (1) único interlocutor, responsable de
gestionar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil los requerimientos de
información.
Artículo
11. Expedición física de información
no sujeta a reserva legal. Con
posterioridad a la suscripción del respectivo contrato, los particulares
solicitarán la información del Archivo Nacional de Identificación (ANI), de la
Registraduría Nacional del Estado Civil, en el formato previamente establecido,
adjuntando en medio magnético (CD/DVD) o envío por medios de transmisión
electrónica, los archivos planos con la estructura establecida por la Gerencia
de Informática.
Artículo
12. Acceso prioritario a la información de las bases de datos. Los accesos estarán supeditados
a la disponibilidad de los recursos, conforme a las prioridades en la
prestación de los servicios que la Registraduría Nacional del Estado Civil debe
proveer a las Registradurías, Autoridades, Consulados, Notarías, Hospitales
Públicos y las campañas para la atención de la población vulnerable.
Parágrafo
1°. Por razones inherentes a los procesos electorales, los servicios podrán ser
limitados o suspendidos unilateralmente por parte de la Registraduría Nacional
del Estado Civil.
Parágrafo
2°. La Registraduría Nacional del Estado Civil, dará prioridad a las
solicitudes de acceso a la información de la bases de datos del Archivo
Nacional de Identificación (ANI), que sean requeridas por autoridad competente
en los términos previstos en el artículo 213 del Código Electoral. Entiéndase
por autoridad competente la Rama Judicial, Fiscalía General de la Nación,
Policía Judicial, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la
República, entre otros.
Artículo
13. Aplicación de filtros especiales. Si
el requerimiento de la entidad particular implica condiciones o criterios
especiales que requiera la realización de un proceso adicional a la información
publicada, se deberá adelantar una reunión técnica entre la entidad solicitante
y la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, a fin
de establecer el tipo de información requerida y el procedimiento a seguir de
acuerdo a viabilidad legal y técnica, y de ser necesario remitir al Comité de
Fijación de Tarifas y Precios para establecer el monto del servicio.
CAPÍTULO
IV
Disposiciones
generales
Artículo
14. Confidencialidad de la Información. La
información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la Entidad,
se considera sensible y de reserva legal, por consiguiente se deberán respetar
estos derechos comprometiéndose la entidad solicitante a utilizar dicha
información para los fines de su objeto social, con observancia de la Constitución
Política de Colombia; del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, Ley 1581 de
2012, así como por las demás disposiciones civiles que regulen la materia o
resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas
referidas a la protección de la información de los datos personales y al
derecho a la intimidad. Por ello, se deberá contar con la orden de la autoridad
competente para poder acceder a la información de las bases de datos de la
Entidad que contiene información de carácter reservado.
Los
interesados deberán garantizar la reserva y seguridad de la información de los
colombianos almacenada en la base de datos del Archivo Nacional de
Identificación (ANI), establecida en la normatividad vigente, mediante la
suscripción de un acta de compromiso de reserva y confidencialidad, que la
Entidad entregará para su firma, la cual deberá ser diligenciada y entregada en
la Secretaría General al momento de autorizarse el acceso a la información, la
cual hará parte integral del respectivo contrato.
Artículo
15. Verificación de la Confidencialidad y uso de la información. Teniendo en cuenta que los
particulares usuarios de la información deberán garantizar el cumplimiento de
las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data,
privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general
toda aquella información que tenga el carácter de reserva, además, no
permitirán el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se
les permita el acceso, la Registraduría Nacional del Estado Civil se reserva el
derecho en cualquier momento de verificar el cumplimiento de las reglas de
confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos
mecanismos de seguridad.
Artículo
16. Propiedad Intelectual y Licenciamiento. Los archivos y las bases de
datos que contienen la información de los colombianos, son propiedad exclusiva
de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Artículo
17. Normatividad Aplicable. En
lo no previsto en esta resolución, se aplicarán las disposiciones contenidas en
el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
sus modificaciones, adiciones o normas que le reemplacen, y demás normatividad
aplicable, así como la legislación y regulación vigente en materia de
protección de datos, hábeas data, y acceso a la información.
Artículo
18. Vigencia. La
presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su
totalidad la Resolución número 2891 del 2 de mayo 2012 y las demás que le sean
contrarias.
Publíquese,
comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá,
D. C., a 22 de agosto de 2013.
El
Registrador Nacional del Estado Civil,
Carlos Ariel Sánchez Torres,
El
Secretario General,
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